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工作好心累?三招搞定方案

发布时间:2019-04-12 18:42  来源:未知  编辑:东莞报业网3  
工作好心累?三招搞定方案

《史记》曾记载,战国时期,齐国宰相管仲为使齐国在七国雄霸天下之时,立于不败之地,向当时的国君齐桓公提出建议:“仓廪实则知礼节,衣食足则知荣辱”,意思是,只有人民生活富足,政府才能财库充盈,礼仪就能得到发扬,政令才能畅通无阻。

齐桓公采纳了这个建议后,齐国很快强盛起来,成为春秋一霸。也正是管仲简单又直接的建议, 得到齐桓公的认可并付之行动,才有今日我们历史上强大的齐国。

这就好比现在的职场,职场人提出项目方案,通过对方案地解读,才能得到领导的认同和批准。

然而,现实情况往往是,我们花费大量时间和精力分析情况,制作表格,最后提出方案,却未必能得到领导,客户的认同。我相信,遇到这种情况,所有人都会反复检查方案,问自己到底是哪里出了问题呢?是方案不够详细,还是缺少了哪个步骤?

工作好心累?三招搞定方案,职场拼搏不再走弯路

花费大量时间和精力分析情况,制定方案,最后却被骂的狗血淋头

其实,这些都不是根本原因,方案被否决的真正原因是,沟通对方其实没听懂你讲的是什么。

也就是说,方案集合了太多信息,对方得不到有用信息,直接导致无效沟通。让我们想象一下,如果管仲给齐恒公一个冗长,复杂的方案,齐恒公是否还有耐心听完?那么有什么办法解决这个问题呢?

迈克•费廖洛在《极简思考》中给我们一个简单的解决方法:使用结构化思维来解决这个问题。

什么是结构化思维?

是指一个人在面对工作时,能从多个角度进行思考,并分析导致问题出现的原因,然后制定方案。这么做,可以获得高效率的工作。

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结构化思维,从多角度思考分析,找出原因所在

如果我们在工作时,采用结构化思维模式,就能够制作出简单而周密的商业计划,能够紧紧抓住对方的需求,快速完成方案,而且条理清晰,重点突出,获得老板的赏识,客户的青睐。

而且, 结构化思维能够帮助我们有条不紊地处理工作中遇到的各种复杂情况,在纷繁的环境中,对我们的职场晋升起到巨大的帮助作用。

在《极简思考》中,作者打破常规解决问题办法,使用结构化思维的九个步骤来提取有用信息,建立核心建议,提出简洁清晰的方案,提高方案的目标性。

如何才能做到结构化思维呢?

1.抓住重点,简化信息

剔除对方不重要的信息,只关注目标人物关注的核心内容。结构化思维采用逆向思考方式,用目标来导向行动,节省耗费在无关事件上的精力和时间。

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我们做事需要剔除不重要信息,只关注核心内容

比如,我们平时经常能接到各种销售电话,卖保险的,卖美容产品的,卖房子的,通常我们几秒内就挂掉电话,因为觉得推销的东西和自己没有关系,当然没有兴趣再听下去。

然而,有一次我选择了仔细听,并表示自己有兴趣了解产品。原来,那次依旧是保险销售电话,按往常我会立刻挂掉电话。但是,那段时间家人生病住院,使得我开始关注家人健康医疗保险。可以说,这个推销电话来的正是时候。比如,我和销售员在电话中沟通了很长时间。

我前后对待销售电话的不同态度是因为后者销售员提供的信息是我需要的。这比一开始销售员用一堆数据分析的狂轰乱炸来的简单又方便。因为我只需要知道我想要了解的内容,而销售员介绍的其他内容对我来讲不重要。对于销售员来讲,他只要准备我想要知道的内容即可。

2.结构化信息

展示方案时,我们面对的不是单一的沟通对象,而是多个不同的沟通对象。如何做到即可以避免冗长讲解,又能让对方能够得到明确又简洁的信息呢?作者迈克•费廖洛说:

“根据沟通对象对话题的熟悉程度来选择信息组成结构。”

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沟通不同的人组合不同的信息

比如,一家人逛超市,洗衣液销售人员面对一家人,面对每个人的对洗衣粉了解程度和信息需求不一样,自然给出的信息也有所区别。

妈妈是使用最多,对洗衣液的好恶也有自己的见解,是三人中最熟悉洗衣液的人,不需要销售员再介绍有关洗衣液的形势变化和背景介绍,可以使用列形结构提供这款洗衣液在清洁度,残留度,气味等信息,来证明核心内容。

而爸爸和孩子对洗衣液就没有妈妈那么熟悉,缺乏相关的信息,但是对是否购买洗衣液也是有说话份的。那么销售员就要使用层形结构提供信息,介绍洗衣液现在的形势变化和相关背景介绍。

通过不同的结构信息,这一家人能得到简洁,清晰的信息,而销售员只要准备相关的知识就可以了。

3.正确传递信息

每个人接受信息的习惯方式不一样,因此对于不同的信息表现方式的关注力和理解都不同。

如果方案做的简洁明了且又有针对性,那么就差最后一步,“万事俱备,只欠东风”,如何把这些信息传达给沟通对象,使之一开始对方案产生好印象呢?

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根据听众的不同,把消息正确地传达给对方

迈克•费廖洛的诀窍是:

“沟通方式应该取决于你要分享的信息类型以及沟通对象的喜好。”

有研究表明,大约有65%的人是通过视觉进行学习的,也就是说,对他们而言,接受信息的最佳方式是用图像的方式。

所以,如果一个方案有大量的数据,放弃直观的图形表达方式,转而用文字和数字来体现,相信绝大数人会自动忽略,很少有人会有耐心看完。

这可就非常不妙了,错误的表现方式,不仅使对方失去耐心,更重要的是,对方错过很多重要信息。

另外,也有研究表明30%的人是听觉型学习者,他们在聆听时能很好的接受你的信息。

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根据接受信息的不同类型,选择相应的方式传达信息

如果,讲解方案的时候,如果我们只是漠然的发放资料,一部分会议参与者,可能一掠而过,并不能掌握方案的真正精髓。

如果,我们把两者相结合,在展示方案时,使用视觉和听觉两个元素,就能符合90%沟通对象的接受习惯。这比单独使用一种方式,覆盖目标人群更多,效果更好。

比如,我们在会议上,采用图片数据并进行讲解,这样的效果,比群发一份方案,然后坐等反馈来的有效。

结构化思维,教我们把精力集中关注在沟通对象的需求上,有的放矢,不仅是一种高效的职场沟通方法,也是一种提高工作能力的方法。最重要的是,要去真正使用起来,不断打磨,这个能力才是真正属于自己。

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